Guide du savoir vivre par mail. - Présentation : à soigner absolument

Etre clair et précis
Première chose à préparer dans un mail : préciser clairement son objet. Avec un titre clair et concis, votre message sera parfaitement identifié.
Si votre correspondant est amené à le rechercher, plus votre titre sera court et plus il lui sera facile de le trouver.

Dans le cadre d'une correspondance professionnelle, attention à ne pas polluer la boite mail avec des échanges inutiles ou avec des fichiers trop lourds. Soyez simple et précis, c'est la meilleure façon d'éviter les quiproquos et les suites de mails sans fin.

Ensuite, comme dans toute conversation, vous êtes supposé saluer votre lecteur et faire figurer une mention de politesse adaptée à la fin de votre message.

Attention à l'orthographe
Même si l'échange par mail est moins formel qu'une correspondance postale, personne n'aime recevoir un message rempli de fautes d'orthographe. On ne parle pas ici de fautes de frappes qui arrivent à tout le monde, mais des "grausses fotes" qui montrent à l'évidence que l'expéditeur du message n'a pas pris la peine de se relire. Si vous utilisez Outlook, n'hésitez pas à lancer le correcteur d'orthographe en appuyant simplement sur la touche F7.

Méfiez-vous également des formules trop abrégées, style langage SMS, difficilement compréhensibles pour un non initié (surtout dans le domaine professionnel).

Stop aux fautes de style
Choisissez une police courante et facilement lisible. Sans passer une heure à tout mettre en forme, veuillez penser à aérer votre texte. Utilisez les retours à la ligne en appuyant simultanément sur la touche Maj+entrée.

N'écrivez pas en taille 8 ou 16, rappelez-vous que si quelques personnes impriment leurs mails, une majorité les lit sur un écran et que le confort visuel est diminué.

De la même façon au-delà de quatre mots, une phrase en majuscule est illisible. Elle s'apparente à la lecture A UN CRI INSUPPORTABLE, VOUS NE TROUVEZ PAS ?

Utilisez le papier peint de fond d'écran avec parcimonie et n'hésitez pas à le supprimer. Le fichier HTML qui contiendra votre message n'en sera que plus léger.

Bien choisir le nom de son adresse mail
Un dernier point à prendre en compte avant d'envoyer un message réside dans la création d'une adresse mail. Attention si vos courriers vont être utilisés à vocation professionnelle à ne pas créer une adresse trop fantaisiste. chouchou_superstar@wanadoo ne contribuera pas à vous crédibiliser auprès d'un futur employeur.

Pensez à utiliser un nom de boite simple qui vous identifiera auprès de vos contacts en un clin d'oeil. Rien ne vous empêche d'utiliser plusieurs boites gratuites. Si cela ne sert à rien d'avoir douze adresses, cela peut toujours être utile d'avoir au moins une boite perso et une autre pro.